PARTES DE LA CARTA COMERCIAL
a) membrete
b) fecha
c)
d) saludo
e) texto de la carta
f) despedida o formula de cortesía
g) firma, antefirma y título del firmante
h) iniciales de identificación.
1) membrete:
el membrete por regla general, aparece en el papel, ocupa alrededor de doce espacios lineales, o sea, dos pulgares verticales, por lo regular contiene la siguiente información:
a) nombre de la compañía, institución, entidad, , etc.
b) naturaleza del negocio.
c) dirección postal.
d) dirección cablegráfica.
e) número de teléfono o teléfonos.
el membrete puede también incluir los nombres de los funcionarios principales de la empresa, tales como el presidente, tesorero y secretario.
2) fecha:
escriba la fecha en la carta comercial más o menos a catorce renglones (espacios verticales) del borde superior del papel o dos espacios después del membrete. si la carta es muy larga y se va a colocar en un pliego, puede entonces escribirse a doce espacios del borde superior del papel. si por el contrario, la carta es muy corta, la fecha se puede escribir de 18 a 20 espacios del borde superior del papel. no abrevie las partes de la fecha en la carta comercial. la forma correcta de escribirse la fecha en castellano es la siguiente:
26 de septiembre de 2012
(note sé que el nombre del mes se escribe son letra minúscula). si se usa papel sin membrete, escriba la dirección del remitente antes de la fecha.
2426 ponce león.
santurce, puerto rico
23 de febrero de 2012.
3) dirección:
la dirección contiene el nombre completo y la dirección de la persona o empresa a quien va dirigido la carta. se escribe de cuatro a ocho espacios verticales de la fecha, dependiendo del largo de la carta. los espacios a dejar entre la fecha y la dirección dependerán del largo de la carta. nunca se debe dejar menos de cuatro espacios ni más de ocho entre la fecha y la dirección. solamente se escribe en mayúsculas la primera letra si se usan en la dirección las frases postal, casilla postal, aparato de correos, aparato aéreo. entre otros.
en la dirección, de la carta, el título si lo hubiere, puede escribirse en una de las siguientes formas:
a) después del nombre de la persona a quien va dirigida la carta, cuando ambos, el nombre y el titulo son cortos.
b) en la misma línea en que se escribe el nombre de la compañía o institución, y precediendo a esta.
c) en una línea de por sí, si el título fuese muy largo.
no abrevie el nombre de la ciudad, ni el nombre del estado o país en la dirección. por , en la dirección de la carta se aconseja abreviar títulos tales como, sr, srta., lic., dr., entre otros. la palabra señor se escribe completa únicamente cuando antecede al cargo y no al nombre.
4) saludo:
el saludo se escribe siempre a dos renglones (espacios verticales) después de la dirección. sin embargo se empieza a escribir el saludo en el mismo punto en que se ha fijado el margen izquierdo de la carta. en español, se escribe con mayúscula solamente la primera palabra del saludo y cualquier nombre o apellido que aparezca en el mismo.
estimado señor: estimado señor ramírez:
en español, los títulos en el saludo nunca se abrevian
señor: estimados señores:
muy señor mío: estimado señor lópez:
el saludo debe de estar de acuerdo con la dirección de la carta, es decir, si la carta va dirigida a una compañía, el saludo debe de ser en plural. si la carta va dirigido a una persona, el saludo deberá ser en singular. también debe estar de acuerdo con el grado de formalidad que exista en la comunicación escrita. si se dirige a una compañía compuesta por y , el saludo puede ser:
apreciables señores y señoras:
estimados señores y señoras:
si dirige su carta a un matrimonio, el saludo puede ser:
estimados señores y señora lópez:
apreciables señores y señora ramírez:
5) texto de la carta
a) el texto de la carta se empieza a escribir a dos renglones (espacios verticales) después del saludo. el primer renglón de cada párrafo entra (se sangra) o no, dependiendo de la carta que use.
b) si se sangra (entra) dichos renglones, se hará a cinco o diez espacios (la sangría de cinco espacios se refiere a la de diez).
c) manténganse el margen derecho lo más uniformes posible. es muy importante el tener siempre en mente las reglas para la división correcta de las palabras en mecanografía.
d) las cartas escritas a doble espacio siempre deberán llevar sangrado el primer renglón de cada párrafo, para poder saber con certeza cuando comienza o termina este.
e) deje siempre doble espacio entre un párrafo y otro, tanto en cartas escritas a espacios sencillos como a espacio doble.
f) evite las abreviaturas en el texto de la carta.
g) las cartas, por reglas generales, se escribe a espacio sencillo. use espacio sencillo doble si solo cuando la carta sea muy corta. si se escribe la carta a espacios doble deberá sangrar los párrafos y no usar estilo bloque.
h) con relación a la mejor presentación de las cartas de un solo pliego y las dos o más, vea las recomendaciones para el encentramiento que se presenta en el manual.
i) evite los extremos al redactar los párrafos en el texto de la carta. si estos son excesivamente largos hacen perder el interés al lector. demasiados párrafos en una carta diluyen el mensaje que esta contiene.
j) la variedad en el largo de los párrafos aumenta el interés; evite hasta donde sea posible el usar el mismo número de líneas en párrafos consecutivos.
k) es conveniente tener, en una carta comercial, un párrafo corto introductorio y un párrafo corto de cierre.
l) no escribirá la primera línea de un párrafo al final de un pliego ni la última de aquel al principio del otro. escriba por lo menos dos líneas en cada caso.
6) la despedida:
la despedida se escribe a dos renglones (espacios verticales) después del texto de la carta. en cuanto a su localización horizontal, dependerá del estilo que se use. solamente se escribe con mayúscula la primer palabra de la misma. si la despedida es excesivamente larga, se puede hacer uso de las abreviaturas. si por el contrario fuese corta, no abrevie.
atentamente atentos amigos y ss. ss.,
seguro servidor, afectisimo amigo u s.s.,
la despedida deberá terminar en la dirección del punto en que se fijado el margen derecho de la carta, o antes, pero nunca después de este punto. el grado de formalidad de la despedida debe de estar de acuerdo con el grado de formalidad del saludo de la carta.
7) firma, antefirma y titulo del firmante:
la firma en la carta comercial generalmente consta de la antefirma, firma mecanografiada y título del firmante. las normas de la empresa decidirán cuales de estas forman o no parte de la firma. la antefirma representa el nombre de la compañía que escribe la carta., la antefirma se escribe con mayúsculas solidas (todas las letras mayúsculas), dos espacios después de la despedida. horizontalmente la posición de la firma dependerá del estilo de carta que se use.
el título del firmante se escribe debajo de la firma mecanografiada, a espacio sencillo. puede también escribirse al lado de la firma mecanografiada separado de esta por una coma. no hay necesidad de encentrar este título respecto de la firma mecanografiada, ya que el centrarlo resultaría en una perdida innecesaria de tiempo.
8) iniciales de identificación:
las iniciales de identificación se escriben dos espacios después de la firma mecanografiada y siempre comenzando en el punto donde se ha fijado el margen izquierdo. si hubiese antefirma y ni firma mecanografiada, deben escribirse más o menos seis espacios después de la despedida.
las normas de la empresa determinaran si las iniciales se escriben en el original de la carta y las copias, o solamente en las copias. las iniciales de identificación constan de las iniciales de la persona que dictan la carta y las de la persona que la toma al dictado y transcribe a máquina. sin embargo, si aparece la firma mecanografiada de la persona que dicta, no hay necesidad de escribir sus iniciales. en ese caso aparecerán solamente las iniciales de la persona que transcribe la carta.
(rl) :rl rl
cuando se combinan las iniciales de las dos personas en mayúsculas y minúsculas, las iniciales del que dicta deben aparecer en mayúscula y en minúscula las de la persona que transcribe.
estructura:
una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
- El encabezamiento:
el encabezamiento abarca la parte superior de la carta. contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. en general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
- El cuerpo
el cuerpo de la carta es la parte más importante. se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
- En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
- En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
- Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
- El cierre.
el cierre de la carta constituye el final de la misma. contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
en caso de anexos se indica el número de éstos. además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.
en la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.
dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. otra forma un poco más personal es ‘estimado señor’ y las variedades correspondientes. en el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.
para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘c.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario. si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘p.o.’ (por orden) o ‘p.a.’ (por autorización), indicando que posee su autorización.
